‘Wat een prachtig weer vandaag! Eigenlijk de hele week al, we hebben al heel wat terrassen gepakt. Voor zakelijke ontmoetingen en zeker ook ter ontspanning. Genieten van het mooie weer, de mensen en een hapje en een drankje. Het laatste wat je op zo’n moment wilt, is nadenken over of de zaak waar je zit alle keuringen, inspecties, certificaten en vergunningen op orde heeft. Toch komt die vraag af en toe op, tja, vakidioten….’

Dennis schreef in de vorige blog uitgebreid over Contractmanagement, wat het is en hoe je het in 3 stappen kunt aanpakken. Ik ga het in deze blog hebben over de toepassing voor Certificaten- en Vergunningen management met behulp van CloudCompagnon.

Contractbeheer met CloudCompagnon

Het is één van de beste extra features in ons systeem: Contractmanagement. Het is gemakkelijk, geeft je overzicht en je verdient je investering direct terug, een meer dan sluitende businesscase.

Hoe het werkt?

In CloudCompagnon sla je de contracten met relevante gegevens op en je geeft het document een datum mee waarop je een melding wilt ontvangen van een gebeurtenis. In dit geval wil ik weten voor wanneer ik mijn contract moet heroverwegen, dus stel ik in, dat ik een week voordat de opzegtermijn ingaat, een mailtje krijg met daarin de link naar het document en de omschrijving van de taak, die ik heb meegegeven. Zo heb ik een week de tijd om het eens rustig te bekijken.

Afhankelijk van de grootte van je bedrijf en de waarde van je contracten, levert dit honderden tot duizenden euro’s per jaar op. Actief contractmanagement loont daarom echt de moeite.

Beheren van vergunningen, certificaten, keuringen & Inspecties

Als ondernemer, met name in de horeca, heb je te maken met periodieke toetsing van tal van zaken. Hiervoor heb je vaak een bewijslast wanneer er controle plaatsvindt. Wanneer je dit niet op orde hebt of kunt aantonen volgen er vaak boetes of in sommige gevallen zelfs sluiting. Enkele voorbeelden zijn:

• Geldigheid van vergunningen
• Keuring van installaties (brand, alarm, koeling, etc.)
• Keuringen van liften & roltrappen
• Certificaten van brandvertragende middelen
• Certificaten van hygiëne

Hier gaat hetzelfde principe op: Sla de vergunning, het certificaat en/of het inspectierapport op en stel een notificatiedatum in. CloudCompagnon stuurt jou op die datum een mail met de link naar het document en de omschrijving die jij aan de taak hebt meegegeven. Zo voorkom je verrassingen en kun je deze belangrijke zaken gemakkelijk actief beheren.

Gelijk de leveranciers informatie

Omdat CloudCompagnon ook een relatiebeheer functie heeft, kun je ook gemakkelijk doorklikken naar de relatie –  de leverancier van de betreffende installatie of vergunning – om daar de aantekeningen die jij en je collega’s hebben vastgelegd in de vorige gesprekken, even snel door te nemen, of de offerte te bekijken.

Meer weten?  Nodig me gerust uit voor een kop koffie op jouw terras.

Contract- en Vergunning management, ook dat is documentbeheer dat voor je werkt!

Bron: www.cloudcompagnon.nl/blog